Tlačiarenské potreby a nástroje pre hybridné kancelárske prostredie

Tlač v hybridnej kancelárii je jedna z prioritných vecí, ktoré netreba podceniť. Nie je to kvôli technickým prekážkam. Musíte vyvážiť používateľskú dostupnosť s bezpečnosťou a kontrolou. A to nie je tak jednoduché, ako sa na prvý pohľad zdá. Teraz sa nezameriame na prekážky pri transformovaní klasického pracovného prostredia na hybridné, ani na všeobecné stratégie, ale priamo na potreby tlače a najoptimálnejšie nástroje pre hybridnú kanceláriu.

Chcete plynulé hybridné kancelárske pracovné prostredie

Cloudový softvér na správu tlače

Viete, čo potrebujete pre bezproblémovú tlač v hybridných prostrediach? Jednoznačne cloudové tlačové služby. Potrebujete cloudový natívny softvér na správu tlače, ktorý používateľom umožňuje pohodlný prístup a zároveň poskytuje správcom systému maximálnu viditeľnosť a rozsiahlu kontrolu nad celou sieťou. Najlepšie je mať jeden centrálny dashboard, ktorý zvládne všetko od nasadenia ovládača až po zabezpečenie koncového bodu a riešenie problémov. Pomôže vám to škálovať vaše cloudové tlačové prostredie.

zdroj: pixabay

Bezpečné tlačové riešenia

Vo väčšine tlačových prostredí sa po odoslaní úlohy do tlačiarne automaticky spustí tlač. To nie je dobré pre hybridnú prácu, pretože neexistuje žiadna záruka, že používateľ bude stáť pri koncovom zariadení alebo bude dokonca v budove. Namiesto toho potrebujete bezpečné uvoľnenie tlače , čo znamená, že tlačové úlohy môžu v tlačiarni „uvoľniť“ iba oprávnení používatelia. Existuje niekoľko spôsobov, ako ísť s týmto, ale zvyčajne vidíme nejaké 2FA kombinácie PIN-ov a kariet. Môžete dokonca nastaviť mobilnú tlačovú správu, ak chcete prenosnejšiu alternatívu.

Možnosti mobilnej tlače

BYOD tu zostane a dni, kedy sa tlačilo iba cez váš stolný počítač, sú skutočne mŕtve. Zamestnanci musia mať možnosť tlačiť z akéhokoľvek zariadenia a miesta, dokonca aj z tabletu alebo mobilu. Tu prichádza do hry mobilná tlač. Niečo ako Mobility Print od PaperCut poskytuje sieťové tlačové služby v zmiešaných prostrediach vozového parku, čo umožňuje spravovaným aj nespravovaným zariadeniam bezpečnú tlač prostredníctvom akejkoľvek tlačiarne v sieti.

Najoptimálnejšie je mať túto technológiu v kombinácii s nejakou stratégiou správy mobilných zariadení. Dokážete tak sledovať a spravovať tlačové aktivity, pričom zariadenia a údaje budú chránené.

Správa tlačového parku

Ak sa chystáte prevádzkovať hybridnú kanceláriu, váš IT tím potrebuje nejaké riešenie správy tlačiarne. To im pomáha sledovať viacero tlačiarní na rôznych miestach, všetko z jedného rozhrania. Mal by zahŕňať aj užitočné nástroje, ako je stav tlačiarne, prediktívna analýza, údaje o vzore používania, úrovne spotrebného materiálu, plány údržby a automatické upozornenia na narušenie bezpečnosti a zaseknutie papiera. Viac informácií nájdete v tejto príručke na správu tlačového parku v prostredí viacerých miest.

zdroj: pixabay

Vlastnosti environmentálnej udržateľnosti

Väčšina organizácií má v súčasnosti ciele ESG a vzhľadom na to, že tlač môže tvoriť významnú časť vášho elektronického odpadu , je to vysoko efektívny spôsob, ako zvýšiť udržateľnosť vašej hybridnej kancelárie. Ak chcete začať, nezabudnite nastaviť obojstrannú a čiernobielu tlač ako predvolenú. Ak používate kvóty , účtovať používateľom viac za tlač náročnejšiu na zdroje. Môžete si tiež vybrať modely tlačiarní s dobrým energetickým hodnotením, využiť poznatky o používaní na konsolidáciu tlačiarní a použiť vyvažovanie záťaže, aby ste sa uistili, že váš vozový park funguje pri maximálnej efektivite.

Automatizované riešenie riadenia správy spotrebného materiálu

Automatizovaná správa zásob v podstate znamená zefektívnenie celého procesu toner, papier, spotrebný materiál. Pomocou aplikácie tak môžete sledovať spotrebný materiál tlačiarne podľa používateľa, oddelenia alebo zariadenia. Sledovať  stav hladiny atramentu a tonera v reálnom čase a automaticky ho dopĺňať, aby ste sa vyhli preplneniu zásob. Toto všetko dokážete bez toho, aby ste sa pohli od stola. Výhodou je skrátenie prestojov systému: nie je šanca, že by ste boli zaskočení, keď sa v zariadení minie atrament.

Nástroje a manažment sledovania nákladov

V hybridnej kancelárii, kde nemusíte byť na dohľad hardvéru, je dôležité sledovať náklady na tlač, aby ste zabránili ich vymknutiu spod kontroly. Najjednoduchší spôsob, ako to urobiť, je implementovať tlačové kvóty a spustiť niekoľko základných správ o používaní. Týmto spôsobom môžete rýchlo zistiť, kto čo tlačí, a identifikovať používateľov alebo oddelenia, ktoré sú najviac náročné na zdroje. Ako obvykle tiež odporúčame používať nástroje na správu digitálnych dokumentov vždy, keď je to možné, aby ste znížili celkovú tlač. Tlač by mala byť poslednou možnosťou, nie prvou možnosťou. Nie všetko musí byť fyzický dokument.

Užívateľsky prívetivé tlačové rozhrania

Ak chcete, aby boli používatelia spokojní a váš IT tím nebol obťažovaný, potrebujete hybridné tlačové riešenie, ktoré sa predovšetkým jednoducho používa. Cieľom je poskytnúť používateľom všetko, čo potrebujú na tlač a nič viac. Urobte proces bez trenia. Nový používateľ by mal byť schopný nainštalovať aplikáciu, nájsť tlačiareň, načítať dokument, vybrať si možnosti tlače, potom bezpečne vytlačiť a to všetko bez hľadania pomoci na IT oddelení.

Integrácia s nástrojmi spolupráce

Ak prevádzkujete hybridnú kanceláriu, je pravdepodobné, že už používate množstvo nástrojov na spoluprácu, projektových manažérov, četovacích platforiem a riešení na správu dokumentov. Dobrou správou je, že väčšina služieb správy tlače sa synchronizuje s overenými aplikáciami a službami,  ako sú Teams alebo Slack. To znamená, že môžete zdieľať a tlačiť dokumenty v rámci vášho existujúceho prostredia spolupráce. Môžete tiež skenovať úlohy priamo do svojich obľúbených kanálov.

Verte, že s tlačou pri hybridnej práci sa skôr či neskôr stretnete. Byť pripravený je to najlepšie, čo môžete urobiť už teraz. Dôležitým krokom je informovanosť a zaškoľovanie zamestnancov. Svojím zamestnancom, ktorých chcete teraz alebo v blízkej budúcnosti zaradiť do systému hybridnej kancelárie jasne vysvetlíte, aké nástroje pre tlač a za akých podmienok vaša firma používa. Jasne im prezentujte, čo od nich očakávate a hlavne aké bezpečnostné protokoly sú nevyhnutné.